Audyty
wspólnot mieszkaniowych

Gdzie wnieść skargę na działanie zarządcy?

Jeżeli chodzi o skargę na zarządcę, to w zasadzie nie ma instytucji kontrolującej działanie zarządców. Teoretycznie i formalnie przepisy wskazują, że na ścieżce administracyjnej nadzór taki pełni Ministerstwo Infrastruktury. Ale w rzeczywistości na pierwszej linii, to właściciele lokali są od weryfikowania i kontrolowania pracy zarządców, bo sami przecież takie czynności tym zarządcom zlecili. 

W jakim celu przeprowadza się audyt wspólnoty?

Audyt wspólnoty jest elementem dodatkowej kontroli działalności wspólnoty mieszkaniowej pod względem formalnym i organizacyjnym, prawnym, podatkowym, księgowym. Dokonywany jest on w interesie i na rzecz właścicieli lokali. Audyt taki bada zgodność funkcjonowania wspólnoty z jej celami, uchwałami, obowiązującymi przepisami prawa i normami. 
Audyt jako oficjalny dokument, może być użyty: 
- na potrzeby wewnętrzne wspólnoty (do celów własnych);
- w postępowaniu karnym - już w postępowaniu przygotowawczym toczącym się w prokuraturze (o oszustwo lub np. z art. 296 § 1 Kodeksu karnego i art. 303 § 1 - 2 Kodeksu karnego, a później także w postępowaniu przed sądem karnym;
- w postępowaniu sądowym z powództwa cywilnego np. o odszkodowanie.
- w postępowaniu karno-skarbowym.

Cele audytu we wspólnocie:

Celem audytu jest: 
- sprawdzanie stanu wspólnoty
- sprawdzenie stanu posiadania dokumentacji i jej kompletności
- sprawdzenie dokumentów pod względem formalnym i prawnym
- analiza umowy pod kątem zakresu obowiązków zarządcy
- analiza niezbędnych uchwał wspólnoty
- weryfikacja prawidłowości sprawozdań finansowych
- badanie wypełniania obowiązków przez zarządcę nieruchomości ale także członków zarządu wspólnoty
- zweryfikowanie, czy przestrzegane są prawa członków wspólnoty, 
- zweryfikowanie prawidłowości rozliczeń i efektywności wydatkowania środków finansowych, 
- zweryfikowanie prawidłowości zarządzania majątkiem wspólnoty,
- weryfikacja czy dokonywano wymaganych przeglądów
- wykrycie ewentualnych nadużyć, 
- uświadomienie nieaktywnym właścicielom lokali, jak wygląda rzeczywista sytuacja we wspólnocie,
- zatrzymanie procederu oszukiwania właścicieli i wyzysku na majątku właścicieli lokali,
- odsunięcie nieuczciwych osób i pozbawienie ich sprawowanych funkcji,
- odzyskanie płynności finansowej we wspólnocie, jeśli była ona zagrożona.
Sporządzenie audytu da odpowiedź na pytania - czy i jeżeli tak, to jakie nieprawidłowości występują we wspólnocie, jak ze swoich obowiązków wywiązuje się zarząd i zarządca. Na ogół zawiera on wskazówki, jakie działania podjąć, by wspólnota funkcjonowała prawidłowo.

Jakie są korzyści z przeprowadzenia audytu?

Korzyści z przeprowadzonego we wspólnocie audytu jest wiele, ale głównie są to: 
- doprowadzenie do stanu zgodnego z prawem i pozbawienie nieuczciwego zarządcy lub zarządu bezprawnych dochodów,
- pozyskanie informacji o stanie wspólnoty, 
- uzyskanie wniosków końcowych umożliwiających usprawnienie działania wspólnoty, 
- identyfikacja ryzyka i uniknięcie ewentualnych problemów w przyszłości, 
- możliwość obniżenia opłat i kosztów wszystkim właścicielom lokali
- wskazanie pól, na których możliwe jest wprowadzenie oszczędniejszego gospodarowania środkami finansowymi i procesu zarządzania.
Już samo wdrożenie procedury sprawdzania wspólnoty przez ekspertów z tej dziedziny powoduje, że zarządca czuje się sprawdzany na wielu polach, obserwowany. W wielu przypadkach wszczęcie procedury audytu doprowadziło do tego, że po latach uzupełniane są braki w dokumentacji, porządkowane formalne kwestie, które dotychczas zarządca zaniedbał. 
Czynności sprawdzające kończą się sporządzeniem oficjalnego dokumentu - audytu. Jest to rodzaj raportu z kontroli. Zatem wspólnota lub jej członkowie mogą się powoływać na ustalenia nim poczynione. Często, to jedyny dokument stwierdzający nieprawidłowości we wspólnocie.
Sporządzenie audytu da odpowiedź na pytania - czy i jeżeli tak, to jakie nieprawidłowości występują we wspólnocie, jak ze swoich obowiązków wywiązuje się zarząd i zarządca. Na ogół zawiera on wskazówki, jakie działania podjąć, by wspólnota funkcjonowała prawidłowo.
Mało tego, bardzo często po kilku lub nawet kilkunastu latach wspólnota nadal może czerpać informacje z przeprowadzonego przed laty audytu. W przypadku jednej ze wspólnot, której świadczyliśmy usługi, zarządca po latach powoływał się na dokumenty (jak się później okazało sfabrykowane), których istnienia nie stwierdziliśmy w czasie dokonywania audytu. 

Kto wykonuje audyty we wspólnotach mieszkaniowych?

Audyt taki w sposób właściwy może wykonać wyłącznie podmiot lub osoba z dużym doświadczeniem w zarządzaniu nieruchomościami, ekspert od wspólnot mieszkaniowych z wieloletnią praktyką. Najczęściej jest to co najmniej dwu lub trzyosobowy zespół ekspertów różnej specjalizacji. Z całą pewnością podmiot lub osoby przeprowadzające audyt powinny mieć dużą wiedzę z zakresu prawa, jak i zarządzania nieruchomościami. Prawidłowo przeprowadzony audyt powinien wskazać wszystkie najistotniejsze nieprawidłowości i dać odpowiedź na wiele pytań.

Jaki jest koszt audytu we wspólnocie?

Koszt przeprowadzenia czynności kontrolnych we wspólnocie jest zależny od wielkości wspólnoty mieszkaniowej, zakresu czynności oraz rodzaju problemów występujących we wspólnocie. W małych wspólnotach koszt audytu podstawowego może wynosić od 1.500 zł netto. W dużych wspólnotach będzie to koszt z całą pewnością znacznie wyższy. Koszt taki jest ustalany po zebraniu informacji i analizie sytuacji danej wspólnoty mieszkaniowej i problemów z jakimi zmagają się właściciele lokali.
Choć koszt taki nie jest małym wydatkiem, trzeba wziąć pod uwagę, że na ogół składa się na niego wielu właścicieli lokali. Korzyści dostrzega się jednak później, gdy dokona się niezbędnych zmian i gdy wspólnota już funkcjonuje prawidłowo.

Zawyżanie kosztów usług i wartości materiałów, kreatywna księgowość, zlecanie usług zaprzyjaźnionym firmom, niegospodarność na szkodę właścicieli, nieuzasadnione i zbyt częste podwyżki opłat, brak dbałości o wdrażanie oszczędności - to dla wspólnot i właścicieli lokali wymierne i dotkliwe straty - rzędu najczęściej kilkudziesięciu tysięcy złotych rocznie.
Wykonanie audytu pozwala zaoszczędzić lub uniknąć tych strat.

Z informacji pozyskanych dotychczas od naszych klientów wynika, że najprawdopodobniej audyt przez nas oferowany jest jednym z najbardziej kompleksowych i profesjonalnie wykonanych z dostępnych na rynku.

Jeżeli masz problemy z wysłaniem danych z formularza napisz do nas

W przypadku wystąpienia problemów z wypełnieniem i wysłaniem powyższego formularza napisz do nas i wyślij informacje w możliwie podobnym zakresie jak ten określony w formularzu. Wiadomość wyślij na adres pomoc@prawnika.pl