Dążenie to obejmuje ograniczenie emisji CO2 do atmosfery i zmniejszenie zanieczyszczenia środowiska naturalnego, zmniejszenie zużycia surowców oraz poprawę efektywności operacyjnej.
Jednym z kluczowych obszarów, który może się przyczynić do realizacji tych celów, jest cyfryzacja dokumentów w procesie zarządzania wspólnotami.
Obecnie mimo ciągle dokonującego się postępu technologicznego poziom cyfryzacji dokumentów we wspólnotach mieszkaniowych jest bardzo niski. Paradoksalnie pandemia Covid19 przyczyniła się korzystnie do niewielkiego zmniejszenia zużycia materiałów we wspólnotach, na skutek tego, że wielu zarządców zaczęło organizować zebrania zdalnie. I część zarządców od tego czasu zaczęła nadal korzystać z tak wymuszonej cyfryzacji. W wielu wspólnotach podjęto uchwały o zgodzie na przesyłanie korespondencji drogą mailową. Proces głosowania nad uchwałami także częściowo sprowadzono do postaci elektronicznej, choć przy okazji pojawiło się wiele nadużyć i nieprawidłowych praktyk.
Z szacunkowych danych zebranych przez nasz zespół w toku przeprowadzanych czynności we wspólnotach, jedynie około 2 - 3% dokumentów we wspólnotach mieszkaniowych ma postać cyfrową i mowa tu w przeważającej mierze o dokumentacji księgowej.
Ten proces wspiera coraz powszechniejsze oprogramowanie ułatwiające zarządzanie nieruchomościami i cyfryzacja w tym niewielkim procencie dokonała się właśnie dzięki niemu. Około 0,2 - 0,5 % to dokumenty w formie cyfrowej gromadzone przez samych właścicieli lokali (np. w toku własnych działań kontrolnych lub pozyskanej do celów rozliczeniowych).
Tymczasem w całym kraju w tysiącach wspólnot mieszkaniowych wykorzystuje się setki ton papieru do wytworzenia, przetwarzania i zarchiwizowania dokumentów wspólnot, co jest równoznaczne z wycinką tysięcy drzew rocznie. Digitalizacja dokumentów na szerszą skalę pozwoliłaby zatrzymać ten proces i zaoszczędzić duże pieniądze oraz ulżyć środowisku.
Oszczędzaj czas, energię i pieniądze
Nie jesteś sam w starciu z zarządcą. Możemy Cię wesprzeć!
Wielość kopii, oszczędność miejsca, sterylność otoczenia
Wypełnij formularz a prześlemy Ci ofertę na nasze usługi
Digitalizacja dokumentów oznacza niższe koszty, mniejszą czasochłonność, mniejszą ilość błędów i niższą podatność na preparowanie, mniejszą pokusę niszczenia dokumentów, znacząco mniej negatywny wpływ na środowisko naturalne, zmniejszenie emisji dwutlenku węgla, optymalizację wszystkich procesów we wspólnocie, szybszą wymianę danych i informacji, możliwość zdalnego śledzenia i kontrolowania danych, mniejszą ilość odpadów (gospodarka o obiegu zamkniętym) i brak konieczności składowania oraz zajmowania pomieszczeń części wspólnych na dokumentację.
Digitalizacji we wspólnotach nie sprzyja brak odpowiednich regulacji wymuszających mniejsze oddziaływanie na środowisko. O ile odpowiednie regulacje Unia Europejska (polityka Europejskiego Zielonego Ładu) wprowadziła w zakresie działalności przedsiębiorstw, to regulacje te nie dotyczą jeszcze takich podmiotów, jak wspólnoty mieszkaniowe. Na obecną chwilę, nic nie wymusza na wspólnotach procesu cyfryzacji. Zatem w większości wspólnot, mimo powyższych oczywistych korzyści, w tym zakresie niewiele się dzieje.
Na pierwszy rzut oka wydaje się, że wdrażanie cyfryzacji wymaga większego zaangażowania, jednakże po głębszej analizie okazuje się, że wcale nie większego, niż przy tworzeniu dokumentacji papierowej i całego procesu jej późniejszego przetwarzania, korzystania z niej i finalnie jej archiwizowania lub utylizacji. Może się szybko okazać, że jest zupełnie odwrotnie.
Na obecną chwilę na przeszkodzie cyfryzacji we wspólnotach mieszkaniowych stoi częściowo brak jednolitego systemu wymiany i archiwizacji danych. Utrudnia to także takie procesy, jak kontrole dokonywane przez audytorów.
Model wzorcowy zakłada znaczące zmniejszenie zużycia papieru poprzez rezygnację z dokumentów papierowych w wewnątrzwspólnotowym obiegu dokumentów oraz zwiększenie efektywności procesów na rzecz elektronicznych odpowiedników.
Z całą pewnością warto postawić na innowacyjne rozwiązania, które przyniosą zarówno poszczególnym wspólnotom, jak i środowisku naturalnemu wyłącznie same korzyści.
autor: adwokat Sebastian Kamiński
Wypełnienie formularza nie wiąże się jeszcze z zawarciem żadnej umowy. To tylko zapytanie o usługę.
* - pole wymagane